“Es herrscht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für E-Mails ”
Wer kennt das nicht: Das E-Mail Postfach ist voll bis zum Anschlag - also werden fleißig alte E-Mails gelöscht. Doch Vorsicht: Dies kann zu Problemen führen. Es herrscht eine gesetzlich vorgegebene Aufbewahrungsfrist für geschäftlichen E-Mail Verkehr. Diese ist im § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt und legt eine Aufbewahrungsdauer von 6 bis 10 Jahren zu Grunde.
Genau gesagt handelt der § 257 HGB von Handelsbriefen. Nach neuer Rechtsprechung sind hiermit ebenfalls Faxe und E-Mails beinhaltet - ebenfalls geschäftliche Chatverläufe.
Laut HGB müssen nicht alle E-Mails aufbewahrt werden, sondern nur diese, welche ein Handelsgeschäft beinhalten. Allerdings auch alle E-Mails, die in Verbindung zu einem Handelsgeschäft stehen oder zu einem späteren Handelsgeschäft geführt haben. Diese Ergänzung führt leider dazu, dass praktisch alle E-Mails, die das Unternehmen verlassen oder eingehen, in die Kategorie der aufzubewahrenden E-Mails fallen. Interne E-Mails zwischen Mitarbeitern fallen an sich nicht unter die Aufbewahrungspflicht - sollten trotzdem aufbewahrt werden. Auch Anhänge an E-Mails sind aufbewahrungspflichtig.
Weiterhin sind Unternehmen verpflichtet, die E-Mails im Original aufzubewahren. Ein Ausdrucken der E-Mails verändert das Original und kann auch auf Grund von Anhängen an E-Mails dem Gesetzgeber somit nicht gerecht werden. Daraus folgt: E-Mails müssen auf elektronischem Wege aufbewahrt werden. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass die Datenträger, auf denen die Sicherungen stattfindet, in 6 Jahren noch lesbar und unbeschadet sind. Dies macht die Sache an sich nochmals um ein Stückchen schwieriger, da Datenträger, wie interne und externe Festplatten, USB-Sticks oder Flash-Drives sehr gerne nach mehreren Jahren einen Defekt aufweisen oder schlichtweg verloren gehen können.
Der optimale Weg der Sicherung ist somit eine verschlüsselte online-Sicherung der E-Mails.
Alle E-Mails werden auf einen Server gespielt, welcher selbstständig die gesicherten Daten mehrfach sichert. Dort sind alle E-Mails jederzeit wieder abrufbar und die gesetzlichen Vorschriften werden eingehalten.
Sollten Sie Fragen haben: Wir beraten Sie gerne. Tel. 07263 / 4000 80
