WhatsApp im Unternehmen
Durch die Datenschutz-Grundverordnung ( kurz: DSGVO) wird das Thema “Datensicherheit” seit Monaten heiß diskutiert. Es bestehen noch sehr viele Unklarheiten, die neuen Gesetze lassen viel Freiraum für Interpretation.
Wir möchten uns heute dem Einsatz des Messengers “WhatsApp” im Unternehmen widmen.
Privat haben sich viele von uns an den Dienst gewöhnt. Er ist einfach zu bedienen und bequem in der Anwendung. Grob geschätzte 1,5 Milliarden User nutzen den Dienst im Jahr 2017. Eine Nutzerzahl, die den Messenger auf Platz 1 der Nachrichten-Apps auf dem Smartphone setzt.
Doch wie sieht es im eigenen Unternehmen aus? Nutzen Mitarbeiter diesen Dienst um mit Kunden in Kontakt zu treten?
Kurze Nachrichten wie z. B. “Ich komme eine Stunde später” oder “Alles klar, ich kann Ihnen das Ersatzteil bis Ende der Woche liefern”, machen auf den ersten Blick einen unverfänglichen Eindruck. In den Nachrichten stehen doch keine personenbezogenen Daten…
Stellen wir uns die Frage: Was genau wurde in dieser Nachricht übermittelt?
1. Der Nachrichtentext
Dieser macht in unseren beiden Beispielen noch einen guten Eindruck. An sich keine direkten personenbezogenen Daten.
Lautet der Nachrichtentext aber: “Ich sende Ihnen das gewünschte Ersatzteil, an ihre, bei uns hinterlegte Adresse, in der Hauptstraße 24 in Musterstadt”...dann sieht das Ganze schon anders aus. Die personenbezogenen Daten sind klar zu erkennen.
Alle die jetzt denken: “Naja, dann pass ich in Zukunft einfach auf, was ich schreibe!”, raten wir weiter zu lesen.
2. Die Telefonnummer (und der Name) des Empfängers
Jeder Nachricht, die über WhatsApp gesendet wird, liegt eine Telefonnummer zu Grunde. Die Telefonnummer, stellt ganz klar personenbezogene Daten dar. Die Telefonnummer ist an den Namen im Telefonbuch des Smartphones geknüpft. Dieser wird beim Versand jeder Nachricht mit übertragen.
Jede Nachricht, die über den Messenger übertragen wird, läuft über die Server des Anbieters in den USA und wird dort nach dem vor Ort geltenden Datenschutzrecht gespeichert. Auch noch dann, wenn Sie die Nachricht auf dem Smartphone bereits gelöscht haben.
Mittlerweile wird klar, dass wir den DSGVO-konformen Bereich so langsam verlassen.
Zwar gibt es unterschiedliche Meinungen, welche weiteren Daten (IP-Adresse und Standort des Absender und Empfängers...) wie lange und wie genau noch zusätzlich übertragen und gespeichert werden. Sicher ist jedoch, dass an Hand der übertragenen Daten Bewegungsprofile erstellt werden können, Nutzertracking durchgeführt werden könnte und eventuell der Messenger sogar mithört. Diese Daten sind dann auf jeden Fall personenbezogen.
Was nun? WhatsApp im Unternehmen einsetzen? Ja oder nein?
Wir können Ihnen keine rechtliche Beratung bieten. Privat nutzen wir den Messenger sehr gerne, im Unternehmen vermeiden wir ihn. Ob eine Trennung von Privat- und Geschäftshandy eine Lösung ist, bezweifeln wir. Dies erfordert eine sorgfältige Aufklärung und schriftliche Einholung einer Einverständniserklärung jedes Kunden “bevor” sie ihn per WhatsApp kontaktieren. Die Datenschutz-Grundverordnung erlaubt Bußgelder in “spürbarer” Höhe.